Rendezett íróasztal vagy papírfecnik tömkelege?

Vajon a káosz vagy a rendezett munkakörnyezet segíti jobban produktivitásunkat? Sokan úgy vélik, hogy – némi képzavarral élve – a rendezett rendetlenség közepette tudnak igazán alkotni, ám a szakemberek másképp gondolkodnak a témáról.

Azt alapvetésként elfogadhatjuk, hogy sok időt töltünk a munkahelyünkön, így egyáltalán nem mindegy, mi is vesz körül bennünket. A multinacionális cégek többnyire szabályozzák az iratok kezelésének, tárolásának rendjét, sőt akár azt is, hogy mit tarthatunk az asztalunkon, azonban a kisebb vállalatoknál kizárólag a dolgozókon múlik, rendet tartanak-e a közvetlen környezetükben, vagy épp kis túlzással egy papírhalmon húzzák az egeret. Pedig a szakértők szerint megérni rendet tartani magunk körül.

A munkakörnyezetünk és a hatékonyságunk között ugyanis közvetlen kapcsolat van, vagyis a rendetlenség számos negatív hatással bír teljesítményünkre, s nem mellesleg a megítélésünkre is. A rendezetlen íróasztalon heti több órát is eltöltünk papírok keresésével, ráadásul, ha valamit nem találunk, főnökünktől vagy egy illetékes kollégánktól kell ismételten elkérnünk azt, megakasztva az ő munkáját is. A munkakörnyezetünk ráadásul nagyon sokat elárul a habitusunkról, a munkához való hozzáállásunkról is, így a rendetlenség könnyen ébreszthet bizalmatlanságot munkatársainkba, vagy a hozzánk érkező ügyfelekben, hiszen az első benyomáshoz néhány másodperc is elegendő, vélik a szakértők.

Az sem mindegy, hogy a rendezett íróasztalnak érezhetően stressz-csökkentő hatása van, ami garantáltan meglátszik az eredményeinken is. Gondoljunk csak bele! Ha kiiktatjuk az állandó keresgélést, és aggódnunk sem kell az elkallódó iratok, kidobott papírfecnik miatt, máris jobban kihasználhatjuk a munkaidőnket. Ehhez általában egészen csekély egyéni energia-befektetésre van szükség.

Az alapszabály, amit érdemes követnünk, hogy a munkafelületünk legyen minél tisztább és átláthatóbb. Ehhez első lépésként találjuk meg a dolgok helyét, mivel így könnyebb lesz fenntartanunk a rendet. Az asztalunkon, karnyújtásnyira tőlünk azokat a tárgyakat tartsuk, amelyeket naponta többször használunk. Ilyen a laptop, a jegyzetfüzet, a toll, esetleg a tűzőgép. A füzettel remekül kiválthatjuk az öntapadós tömböket, keresnünk is könnyebb lesz benne, tollból pedig elegendő csupán néhány darabot elől hagynunk, olyanokat, amelyek valóban írnak! A hozzánk legközelebbi fiókba kerüljenek azok a dolgok, amelyeket naponta legfeljebb egyszer veszünk elő, amire azonban csupán hetente van szükségünk, mint például az iratmegsemmisítő, azt nem kell közvetlenül az íróasztalunk mellett elhelyeznünk, tehetjük távolabb, hogy maradjon némi szabad mozgásterünk is. Ebéd előtt, vagy legkésőbb a nap végén fűzzük le a dokumentumokat, amelyekkel dolgoztunk, és tegyünk vissza mindent a helyére, így a munka lezárásának jóleső érzésével is gazdagodunk, és másnap fókuszáltan kezdhetünk neki feladatainknak, anélkül, hogy egy papírkupacot tologatnánk az asztal egyik sarkából a másikba.

Érdemes megemlíteni, hogy a fotók vagy az oly népszerű apró dísztárgyak hozzátehetnek ugyan a munkakörnyezetünk hangulatához, ám könnyen válhatnak zavaróvá is. Épp ezért a munkahelyünkön érdemes a legminimálisabb komfortot megtalálunk, a munkavégzés szempontjából ugyanis fontosabb a letisztult, rendezett tér. Amennyiben van az asztalunk közelében parafatábla, ott helyezzük el a személyes dolgokat, és ezek számát is érdemes maximalizálnunk. Az asztalunkon semmiképp se sorakozzanak fotók, kabalák, mert folyamatosan vizuális zajként hatnak, és elterelik a figyelmünket a feladatokról.