A leggyakoribb e-mail bakik

Az e-mail régóta az életünk része, épp ezért akadnak általános hibák is, amelyeket akaratán kívül szinte mindenki elkövet a levelezései során. Mutatjuk is a leggyakoribb bakikat!

Ugyan 2021-re az internetes kommunikációs platformok száma kis túlzással közelít a végtelenhez, ám az e-mail továbbra is tartja magát, hiszen a használata könnyű, ráadásul a hivatalos kommunikációban talán az leginkább elfogadott elektronikus megoldás. Ezért rengetegen használják, ami magával hozza a hibázási lehetőségeket is.

Az egyik leggyakoribb a Caps Lock használata a tárgymezőben. Mégpedig azért, mert a nagybetűk az interneten kiabálást jelentenek. A cél a figyelemfelhívás, hogy kitűnjön a levél a többi közül. Mivel azonban a spamek tucatjait küldő felhasználók is rendre alkalmazzák ezt a trükköt, ezért mára szinte semmilyen pozitív hatása sincs. Sőt, egy tanulmány szerint azok a felhasználók, akik CapsLockot használtak a tárgyban, 30 százalékkal kevesebb választ kaptak. Egyszerűbb, ha leírjuk a tárgyban, hogy sürgős, így a címzett tudni fog róla.

Szintén jellemző hiba a másolat (CC) és a titkos másolat (BCC) helytelen használata. Fontos ugyanis, hogy csak indokolt esetben vegyünk be valakit egy levelezésbe, ha tudja miről is folyik éppen a diskurzus, s számár releváns információkat osztunk meg vele. Egyébként semmi értelme az egésznek, s csak félreértésekhez vezet.

Fontos az is, hogy köszönetet mondjunk az e-mail végén, ezt ugyanis sokan elfelejtik. Az e-mail, még ha elektronikus is, mégiscsak egy levél, ahol azért illik betartani a szabályokat. A megszólítástól kezdve a búcsúzásig és a köszönetnyilvánításig. Ráadásul ez növeli a válaszadási hajlandóságot is a felmérések szerint.

Annak ellenére, hogy egy e-mail elküldése gyors és azonnali folyamat, nem biztos, hogy azonnal kapunk is rá választ. Ez nem a Messenger vagy a WhatsApp, azaz ha elküldünk valakinek egy e-mailt, mindig emlékeztessük magunkat arra, hogy lehet, más dolga van, vagy még nem látta az üzenetünket. Próbáljuk visszafogni magunkban a türelmetlenséget.