5 aranyszabály, hogyan írjunk e-mailt

Arra, hogy egy munkahelyi e-mailben illik köszönni, a legtöbben azért odafigyelünk. De mi a helyzet a többi tartalmi és formai tényezővel? Vegyük át most együtt a munkahelyi e-mail írás aranyszabályait, amelyeket kevesebben tartanak be, mint elsőre gondolnánk.

A munkahelyi etikettbe beletartozik a kommunikáció, abba pedig az is, hogyan írunk e-mailt a vezetőnknek vagy a munkatársainknak. Igaz, hogy vannak olyan általános szabályok, amiket mindenki tud, például, hogy egy céges e-mailben illik mindig köszönni, elköszönni, és a szóhasználatra is jobban odafigyelünk. De azért akad pár olyan aranyszabály a munkahelyi e-mailekkel kapcsolatban, amelyeket nem árt újra feleleveníteni, mert ezeket kevesebben tartják be, mint elsőre gondolnánk.

Hogyan írjunk e-mailt a vezetőnknek vagy a munkatársainknak? Íme, 5 aranyszabály, amelyek segíthetnek ebben.

1. A megfelelő címzettnek küldjük – Kivel ne fordult volna már elő, hogy a levelét nem annak küldte el, akinek szerette volna. Ha ez megtörtént és észrevesszük, nem a világ vége, de azért kérjünk elnézést a másik féltől. Több Kiss Kata vagy Kovács Gergely is dolgozik a vállalatnál? Akkor járjunk utána, pontosan kivel is kell felvennünk a kapcsolatot. Ebben segíthet a vezetőnk, egy illetékes kolléga, de akár az is, ha a névjegyzékben kikeressük, melyik osztályon, illetve milyen pozícióban dolgozik „a mi emberünk”. Utána már egy-két kattintással elérhetjük őt a kérdésünkkel-kérésünkkel.

2. Az üzenetnek mindig legyen tárgya – Három-négy szó, nem kell több. Ezzel nemcsak a könnyebb beazonosítást segítjük (a címzett így azonnal tudni fogja, miért keressük), hanem visszakeresni is könnyebb lehet az e-mailünket.

Mi lehet a megoldás a (folyton lemaradó) csatolmányokra?
Nem egyedi eset, ha egy „csatoltan küldöm…” kezdetű céges e-mailt a csatolmány nélkül sikerül elküldeni. Erre jelenthet megoldást, ha már az e-mail írási folyamat első lépéseként csatoljuk, amit szeretnénk, és utána írjuk be a címzettet, a tárgyat, illetve magát a szöveget.

3. Legyünk lényegre törők – Bár néha nagy lehet a kísértés, hogy egy-egy projekt kapcsán alfától omegáig leírjunk mindent a többieknek, lehetőleg maradjunk inkább az aktuális kérdésnél vagy problémánál. Fogalmazzunk lényegre törően, ne szaporítsuk a szót. Azt az időt és energiát pedig, amit így megspórolunk, más feladat(ok)ra tudjuk fordítani.

4. Tartalomhoz a forma – Ki ne kapott volna már olyan üzenetet, ami tele volt emojikkal, színes betűkkel. Vagy épp szemet gyönyörködtető, de olvashatatlan betűtípussal íródott, esetleg bekapcsolva maradt a CAPS LOCK, és az üzenet felétől nagybetűsre váltott a szöveg. Egyrészt érdemes átnézni a kész e-mailt, hogy ilyenek ne fordulhassanak elő, másrészt pedig a formázásban inkább az egyszerűségre törekedjünk.

Milyen betűtípussal és betűmérettel írjunk céges e-mailt?
A lehető legegyszerűbb betűtípusok, mint a Times New Roman, az Arial, a Sans Serif vagy a Calibri betűtípusok 12-es betűméretben tökéletes választást jelentenek. A kiválasztott típust és méretet érdemes megadni alapértelmezettként. Utána pedig külön formázni nem is kell feltétlenül, csak ha valami fontosat szeretnénk kiemelni, például egy nevet vagy dátumot.

5. A magánéleti infók helye – Privát sztorikkal ne szőjük tele a munkahelyi e-mailt, szorítkozzunk a céges megbeszélnivalókra. Ha mégis lenne olyan magánéleti esemény, amit szeretnénk megosztani magunkról felettesünkkel vagy közvetlen kollégáinkkal, röviden jelezhetjük a levelünkben, hozzátéve, hogy az ebédszünetben szívesen mesélünk még a dologról (már persze, ha akarunk).