Man at Work - Blog - Asszisztensi pozícióra vágysz?

Akkor olvass, mert összegyűjtöttük, mi az a néhány dolog (képesség, tudás, személyiségjegy…), amellyel nem árt, ha rendelkezel vagy szert teszel rá.

Man at Work - Blog - Asszisztensi pozícióra vágysz?

Egy asszisztens tulajdonképpen a főnöke mindenese – enyhe túlzással. Felettesének éreznie kell, hogy számíthat rá, hogy képviseli őt adott helyzetben, hogy egy csónakban eveznek.

A legfontosabb elvárások a következők:

• Megjelenés és kommunikáció – A bizalom kialakulásában szerepe van az első benyomásnak, melynek része az, hogy hogyan nézünk ki, milyen a kisugárzásunk, illetve ha megszólalunk, akkor az milyen hatású. Ne csak a pályázatunk legyen átlátható és következetes, hanem szóbeli kommunikációnk is. Ez természetesen nehezebb, hisz nagyrészt spontán kell reagálnunk, gyakorolni azért mégis lehet otthon, barátokkal, de akár egy vitaesten. Több síkon vagyunk jelen egy-egy szituációban, érdemes megtanulni a jelenben maradni, és akkor a félelmeink és előfeltevéseink, aggodalmaink nem akasztják meg gondolatmenetünket.

• Nyelvtudó – Ma már ez igazán nem nagy elvárás, bár sok cégnél nincs rá szükség napi szinten, azért ad egy olyan pluszt, ami egyrészt hasznos, másrészt komolyabb asszisztensi állást is megcsíphetsz vele. De a legfontosabb: saját magadnak adsz vele a legtöbbet, ha legalább két nyelven beszélsz.

• Pontos, precíz
– Egy „jobb kéz” legyen mindig kiszámítható, pontos, következetes és alapos. Természetesen nem minden asszisztenshez lehet órát állítani, és ez így van rendben, de azért törekedj a lehető legnagyobb pontosságra. Érzékenynek kell lenned a határidőkre, a vállalásokra, arra, hogy minden tervszerűen haladjon. Ha az Excel közel áll hozzád, és profin használod is, az főnyeremény.

• Önálló – egy bizonyos szintig. Az asszisztensi, régi nevén titkári pozícióban szükség van arra, hogy felelősségteljes és döntésképes legyél. Lesznek helyzetek, amikor nincs ott a döntéshozó, vagy nem éred el. Ilyenkor egy kisebb szintű döntést meg kell hoznod, fel kell ismerned helyzeteket és megoldani úgy, hogy az ne legyen végleges, hisz a végső ámen még várat magára, ugyanakkor ne is álljon meg a folyamat. Ezek mellett azonban alkalmazkodni és alakulni kell a vezető napirendjéhez, felfogásához – nem árt, ha valamelyest azonosulni tudsz azzal.

• Empatikus – Hát igen. Nem óhajtok diszkriminatív lenni, de talán azért mennek többen hölgyek ilyen pozícióba, mert könnyebben megérzik felettesük érzelmi állapotát, könnyebben ráhangolódnak a problémájára és megértik a másikat. De ha kell, háttérbe is kevésbé nehezen húzódnak. Fontos, hogy az egót félretéve tedd a dolgod és figyelj az apró rezdülésekre.

• Proaktív és megoldáskereső – Ha mindenen fennakadsz, lehet, hogy érthető, csak nem vezet előre. Egy vezetőnek nem segítség egy kritikus, probléma központú beosztott. Mi lehet a megoldás? – legyen a jelmondatod.

• Mi a fontos? – Tudd rangsorolni az elintézendőket. Ha két nap múlva konferencia lesz és el kell intézni húsz fontos hívást, de közben csőtörés van… De ennél kissé komplikáltabb feladatok esetén fel kell ismerned, minek van prioritása: sürgős és fontos_sürgős, de nem fontos_nem sürgős, de fontos_nem sürgős, nem fontos.